نشرت الجريدة الرسمية في عددها الصادر اليوم قرار مجلس الوزراء رقم (584) وتاريخ 18 /07/ 1445هـ بشأن الموافقة على لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها.
أهداف لائحة الاتصالات الرسمية
وبحسب المادة الثانية تهدف اللائحة إلى الآتي:
1- وضع الضوابط التي تنظم المراسلات الواردة والصادرة وتوثقها، وتوحد معاييرها الموضوعية والشكلية، وتنظم إجراءات ورودها وصدورها وتسليمها وتسلمها فيما بين الأجهزة أو بينها وبين الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية، ومتابعتها والمحافظة على أمن معلوماتها وتصنيفها.
2- وضع الضوابط التي تؤدي إلى المحافظة على أوعية ومعلومات الوثائق في جميع مراحلها وحمايتها والتعامل معها، وذلك خلال عمليات التسلم والتسليم والتوثيق والتسجيل والمراجعة والحفظ والاطلاع والتداول، وعبر التعاملات الإلكترونية والاستخدامات التقنية وفي أماكن العمل.
الاتصال الرسمي بين الأجهزة
كما تضمنت اللائحة النص على أن يكون الاتصال الرسمي بين الأجهزة -في سبيل أدائها لأعمالها- من خلال مستويات إدارية متساوية. وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فإنه يجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري ما أمكن.
كما نصت على أنه لا يجوز للأجهزة إجراء اتصالات رسمية بجهات خارج المملكة أو ممثلية أجنبية داخل المملكة إلا عن طريق وزارة الخارجية.
صياغة الرسالة
وبحسب المادة الثانية عشرة من اللائحة يراعى أن تتوافر في صياغة الرسالة الشروط الآتية:
1- تجنب الإسهاب الممل والاختصار المخل.
2- ألا يستخدم أي لفظ أجنبي ما لم يكن لذلك مسوغ.
3- أن تكون الألفاظ والمعاني واضحة ولا تتنافى مع أحكام الشريعة الإسلامية.
4- أن تكون سليمة من حيث الألفاظ والتراكيب.
5- ألا تستعمل فيها الألفاظ الدالة على التبجيل.
